Dokumentierte Prozesse und reale Abläufe sind nicht immer identisch. Workarounds, manuelle Zwischenschritte, Excel-Listen, Medienbrüche oder informelle Abstimmungen entstehen häufig über Jahre und werden irgendwann als selbstverständlich wahrgenommen.
Deshalb wird die tatsächliche IST-Situation gemeinsam mit den beteiligten Personen betrachtet. Prozesse, Systeme, Daten, Rollen, Schnittstellen und Abhängigkeiten werden nur so detailliert analysiert, wie es für die konkrete Entscheidung erforderlich ist.
Es geht nicht darum, möglichst umfangreiche Prozessdokumentation zu produzieren. Ziel ist, entscheidungsrelevante Zusammenhänge sichtbar zu machen.